فهم خدمات السكرتارية للشركات

يتطلب تشغيل الشركة الالتزام بالالتزامات القانونية والتنظيمية المفروضة بموجب القوانين السارية. وتخضع الشركات، وخاصةً تلك التي تعمل عبر ولايات قضائية، لمتطلبات تتعلق بحوكمة الشركات، وإعداد التقارير، والامتثال الإداري. وهنا يأتي دور خدمات السكرتارية للشركات المهم.

تشمل خدمات السكرتارية للشركات (CSS) الوظائف الإدارية الأساسية لحوكمة الشركات والامتثال التنظيمي، وعادةً ما تشمل صيانة السجلات القانونية، وإعداد وتقديم الإقرارات السنوية، وترتيب وتوثيق الاجتماعات العامة السنوية، واجتماعات مجلس الإدارة، وتسجيل القرارات، وضمان الامتثال لالتزامات الإبلاغ عن الملكية المفيدة النهائية (UBO).

نطاق خدمات السكرتارية للشركات

تشمل الخدمات الرئيسية المغطاة ضمن CSS بشكل عام ما يلي:

1. خدمات الامتثال السنوية
   1. إعداد الوثائق اللازمة للإجراءات القانونية في نهاية العام، بما في ذلك إشعارات الاجتماعات، وجداول الأعمال، ومحاضر اجتماعات المساهمين، بالإضافة إلى الموافقة على الحسابات.
   2. ترتيب وإدارة الاجتماع العام السنوي، بما في ذلك إصدار الإشعارات القانونية وتوفير أماكن الاجتماع.
   3. ترتيب وتوثيق اجتماعات مجلس الإدارة، بما في ذلك إعداد الإشعارات وجداول الأعمال والمحاضر وفقًا للمتطلبات القانونية.
   4. إعداد وتقديم الإقرارات السنوية وفقاً لمتطلبات الجهة المختصة بالترخيص.
   5. التقديم الإلزامي للحسابات السنوية لدى الهيئة التنظيمية المختصة وفقًا لتشريعات الشركات التجارية المعمول بها.

2. تجديد التراخيص
   1. صيانة وتجديد الرخصة التجارية والسجلات القانونية للشركة.
   2. تنفيذ التغييرات الروتينية للشركة، مثل تعيين أو استقالة المديرين، أو تعديلات المكتب المسجل، أو غيرها من التعديلات الهيكلية، بما في ذلك إعداد قرارات مجلس الإدارة، وتوكيلات المحاماة، وتعديلات مذكرة التأسيس حسبما يقتضيه القانون.

3. مراقبة الوثائق وحفظ السجلات
   1. إصدار تذكيرات لإعداد وتقديم البيانات المالية المدققة قبل شهر على الأقل من المواعيد القانونية.
   2. توفير تحديثات دورية بشأن التزامات الامتثال المستمرة لضمان الالتزام بمتطلبات السكرتارية في الشركة.

4. الملكية المستفيدة النهائية (UBO)
   1. المساعدة في إعداد وتقديم وصيانة سجلات الملكية المفيدة النهائية (UBO) وفقًا للتشريعات المعمول بها.
   2. تقديم المشورة بشأن المسائل الإدارية العامة للشركة المتعلقة بالامتثال لقواعد المستفيد النهائي.

شريك استباقي في الامتثال

من أهم مزايا خدمات السكرتارية للشركات (CSS) الالتزام بالمواعيد النهائية. بفضل جدول امتثال منظم جيدًا، تتجنب شركتك التسرع في اللحظات الأخيرة والغرامات غير المتوقعة. بدءًا من تجديد التراخيص ووصولًا إلى تقديم سجلات المستفيد النهائي، يتم تتبع جميع المهام وإعدادها وتسجيلها في الوقت المحدد. يمنح هذا النهج الاستباقي قادة الأعمال الثقة وراحة البال، مدركين أن الامتثال يُدار بكفاءة.

الاستعانة بمصادر خارجية مقابل خدمات السكرتارية للشركات الداخلية

تواجه الشركات اليوم خيار إدارة خدمات السكرتارية للشركات داخليًا أو الاستعانة بمتخصصين خارجيين. للاستعانة بمصادر خارجية فوائد عديدة: فهي تتيح لك الوصول إلى خبرات متخصصة، وتُبقي تكاليف التشغيل في متناول اليد، وتضمن الامتثال للقوانين واللوائح المتطورة باستمرار. ويحرص مقدمو خدمات السكرتارية للشركات المحترفون على متابعة التغييرات القانونية، ومواعيد تقديم الطلبات، والمتطلبات التنظيمية، مما يقلل من خطر التعرض للغرامات.

كما يُتيح الاستعانة بمصادر خارجية توفير مواردك الداخلية، مما يسمح للإدارة العليا بالتركيز على المبادرات الاستراتيجية بينما يُدير الخبراء شؤون الحوكمة بكفاءة. بالنسبة للشركات، وخاصةً تلك التي تتوسع عبر مناطق جغرافية مختلفة، غالبًا ما يُثبت الاستعانة بمصادر خارجية أنه النهج الأكثر عملية وموثوقية.

لماذا تختار MBG لخدمات السكرتارية للشركات؟

قد تكون إدارة مسؤوليات السكرتارية في الشركات معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً، خاصةً مع التغييرات المستمرة في اللوائح ومعايير الحوكمة. من خلال التعاون مع MBG، تكتسب الشركات الثقة في أن هذه الالتزامات المهمة تُدار بدقة وكفاءة واستشراف.

في MBG، لا نقوم فقط بحفظ المستندات، بل نعمل كشريك موثوق به لضمان بقاء عملك متوافقًا في جميع الأوقات.

• الدقة والموثوقية: نقوم بإعداد وتقديم جميع الملفات والإقرارات القانونية بما يتماشى مع القوانين المعمول بها.
• الإشراف على الامتثال: يتابع فريقنا التحديثات التنظيمية لضمان بقاء شركتك على اطلاع دائم بالتزاماتها المتعلقة بالامتثال.
• إدارة الوثائق: نقوم بصيانة وإدارة سجلاتك ووثائقك المؤسسية بطريقة منظمة، مما يقلل من مخاطر العقوبات أو العقوبات التنظيمية.
• الدعم الاستشاري: يقدم خبراءنا التوجيه بشأن إعادة هيكلة الشركة ومتطلبات التقارير المصممة خصيصًا لعملك.
• تمكين التركيز الإداري: من خلال تكليف MBG بمهام السكرتارية في شركتك، يمكن لقيادتك التركيز على النمو وتحقيق أهداف العمل، مع العلم أن الالتزامات التنظيمية يتم إدارتها بسلاسة في الخلفية.